Les chefs de projet sont généralement responsables de la création de nombreux rapports sur leurs projets, ainsi que de la gestion des réunions et de la délégation des tâches. Pour présenter les nombreux aspects du développement, ces aperçus de haut niveau et ces rapports d’informations essentielles sont remis à la direction du projet et aux parties prenantes. Les rapports sur les projets se présentent sous différents formats et fournissent une variété de détails, notamment le risque, le temps, le statut et la santé du projet.
Quel est l’objectif des rapports sur les projets ?
Les rapports sur les projets fournissent une vue d’ensemble de ce qui se passe sur le projet dans un format simple et facile à comprendre. Divers outils de gestion de projet fournissent des rapports, mais la majorité d’entre eux sont disponibles sous forme écrite ou de présentation.
Pourquoi est-il important de faire des rapports sur les projets ?
Les rapports sur les projets permettent simplement de tenir les participants informés de l’avancement du projet. Il aide également les membres de l’équipe à suivre et à résoudre les problèmes, en identifiant leurs causes et la manière de les résoudre. Le plus important est que les rapports sur les projets aident à planifier les étapes futures en fournissant un résumé de la situation actuelle.
Exemples de rapports sur les projets
Rapports sur l’état d’avancement des projets : Le rapport sur l’état d’un projet est un rapport commun et vital qui donne des informations sur la façon dont le projet progresse vers ses objectifs. Ce rapport fournit des informations sur les informations générales, les problèmes émergents et les étapes clés.
Rapport de suivi du temps Les rapports de suivi du temps pour les projets tirent des informations du temps suivi ou saisi manuellement à l’aide du bureau ou de l’interface d’une application pour la durée du temps passé par les membres du groupe sur le projet. Ce type de rapport donne un aperçu immédiat du temps passé tout au long du projet, afin que vous puissiez ajuster votre capacité ou apporter des changements. De nombreux rapports comprennent des éléments visuels ainsi que des informations et des mesures immédiates pour aider votre entreprise à garder le contrôle des coûts et des budgets.
Rapports de tableau de bord de projet Les rapports de tableau de bord de projet constituent un excellent aperçu visuel pour ceux qui ont besoin d’une mise à jour globale de leur projet. Les rapports de tableau de bord comprennent généralement des graphiques visuels qui affichent le pourcentage de la tâche réalisée par les groupes, un indicateur de santé ainsi qu’une analyse des risques. Ils comportent également des liens vers des emplacements clés pour les fichiers du projet ou vers d’autres rapports. Certains outils logiciels de tableau de bord pour la gestion de projet permettent de partager le tableau de bord par e-mail ainsi qu’en personne lors de réunions sur l’avancement du projet. Le tableau de bord pour les projets peut être personnalisé et flexible pour inclure précisément ce que vous souhaitez communiquer de manière simple.
Rapport sur les livrables du projet Le rapport sur les livrables du projet est un excellent aperçu de tous les livrables du projet par ordre d’importance. Le rapport comprend l’état de santé du livrable ainsi que le pourcentage d’achèvement, et la date de début et de fin de chaque livrable. La liste des livrables s’affiche sous forme de grille déroulante, de vue Gantt ou de calendrier.
Conseils pour créer des rapports de projet efficaces
- Trouvez la raison : Comprenez l’objectif des rapports sur les projets et ce que vous devez rapporter.
- Connaissez votre public cible : À qui s’adresse le rapport ? Et que veulent-ils savoir sur votre projet ?
- Choisissez un format de rapport : Choisissez s’il s’agira d’une image, d’un lien hypertexte vers un fichier ou d’un document imprimé.
- Rapport : Créez un brouillon du rapport sur lequel vous travaillez, puis relisez-le attentivement. Assurez-vous d’inclure toutes les informations que vous souhaitez partager avec votre équipe et contactez également les chefs d’équipe pour combler les lacunes avant de rendre le rapport final.
- Pensez à la mise en page Assurez-vous que le rapport a une structure attrayante et une mise en page efficace. Il doit être facile de trouver les informations essentielles en premier lieu lorsque vous parcourez le rapport, puis d’énumérer tous les autres détails supplémentaires.
- Mettez en évidence le contenu le plus important : Si le rapport compte plus de quelques pages, créez un plan du rapport et des sous-titres pour pouvoir vous y référer facilement. Les lecteurs seront en mesure de trouver rapidement les informations les plus importantes.
- Relisez : Utilisez un langage simple, facile à lire et exempt de fautes d’orthographe, de grammaire et de ponctuation.
Il faut du temps pour devenir compétent dans la rédaction de rapports de projet efficaces. Chaque rapport est une occasion d’apprendre en développant un plan et une quantité de détails qui donneront aux participants les informations dont ils ont besoin pour prendre les meilleures décisions. Demandez les commentaires de vos collègues, puis intégrez leurs meilleures suggestions dans votre rapport tout en éliminant les détails inutiles.