Le volume de travail et la planification nécessaires au début d’un projet peuvent sembler écrasants. Il peut y avoir des centaines, voire des milliers de tâches qui doivent être accomplies à la date prévue et dans le bon ordre.
Découper un projet en phases comme le font les gestionnaires de projet expérimentés permet d’organiser les informations et d’effectuer les actions essentielles dans le bon ordre. Si vous organisez vos activités de gestion de projet en cinq étapes, vous serez en mesure de les organiser et de les décomposer en une suite d’étapes logiques et pratiques.
1. L’initiation du projet
La phase initiale du cycle de vie d’un projet est le lancement. C’est le moment où les gens évaluent la valeur et la faisabilité du projet. Lorsqu’ils décident d’entreprendre ou non le projet, les gestionnaires de projet utilisent généralement deux outils pour évaluer la valeur du projet :
- Document d’analyse de rentabilisation – Ce document souligne la nécessité du projet et donne une estimation du bénéfice financier.
- Étude de faisabilité – Il s’agit d’une évaluation des buts, du calendrier, des coûts et des objectifs du projet afin de décider si le projet peut être autorisé à être réalisé. Elle évalue les exigences du projet par rapport aux ressources disponibles afin de déterminer si le projet doit être poursuivi.
Les projets qui ne sont pas rentables et/ou infaisables sont rejetés par les équipes. En revanche, les projets qui répondent aux exigences des deux peuvent être affectés à une équipe ou à un bureau de projet particulier.
2. Plan du projet
Une fois le projet approuvé, il faudra une stratégie organisée pour guider l’équipe et s’assurer qu’elle garde le cap. Un plan de projet bien rédigé peut vous aider à trouver des ressources, à obtenir un financement et à obtenir l’équipement dont vous avez besoin. Le processus de planification guide les efforts de l’équipe pour obtenir des résultats de qualité, gérer les risques, susciter la confiance dans les avantages pour toutes les personnes concernées et superviser les fournisseurs.
Le processus de planification aide les équipes à connaître le coût et la portée du projet, ainsi que les obstacles qu’elles pourraient rencontrer au cours du projet.
3. La mise en œuvre du projet
C’est l’étape que la plupart des gens imaginent lorsqu’ils pensent à la gestion de projets. L’objectif du processus de mise en œuvre est de fabriquer des produits qui répondent aux besoins du client. Pour y parvenir, les chefs d’équipe répartissent leurs ressources afin que les membres de l’équipe se concentrent sur les tâches qui leur sont assignées.
La phase de planification est essentielle à l’exécution. Le plan du projet déterminera les activités et les actions des membres de l’équipe pendant la phase d’exécution.
4. Contrôle et suivi du projet Contrôle et suivi
Étant donné qu’ils se produisent généralement simultanément, le suivi et le contrôle sont souvent intégrés à l’exécution. Les équipes doivent être en mesure d’évaluer régulièrement l’efficacité de leur plan d’action.
Afin de s’assurer que les engagements sont tenus, elles doivent garder à l’esprit les processus permettant d’éviter les dérapages, déterminer les indicateurs de performance clés et surveiller les écarts par rapport aux coûts et aux délais prévus au budget. Cette attention constante permet d’assurer le bon déroulement des projets.
5. Achèvement du projet
Lorsqu’une équipe a terminé le projet, elle le remet à son client. Elle communique alors sa conclusion à toutes les parties prenantes et alloue les ressources aux différentes initiatives. Cette phase cruciale du cycle de vie du projet permet à l’équipe d’évaluer et de documenter le projet avant de passer au suivant, et de tirer les leçons des succès et des échecs des projets précédents pour développer des procédures et des équipes plus efficaces.
Bien que la gestion de projets puisse sembler intimidante en soi, la décomposer en cinq phases distinctes aidera votre équipe à gérer les projets les plus compliqués en optimisant le temps et l’énergie.