La planification de la portée d’un projet est une procédure essentielle pour les gestionnaires de tous niveaux. Quel que soit le domaine de travail, la création d’un cahier des charges vous aidera à atteindre l’objectif souhaité. Ce document permet aux gestionnaires de déterminer les exigences de l’entreprise, mais aussi les possibilités. Ensuite, ils décident des méthodes pour réaliser le plan. Ce document sert de plan qui aide le gestionnaire à rester sur la bonne voie et à contribuer à la réussite du projet. En savoir plus sur la façon de rédiger une description de projet.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges pour un projet ?
Un cahier des charges de projet est un document officiel qui énumère les méthodes permettant de mener à bien le projet. Le document contient les spécifications techniques de chaque processus qui sera réalisé. En outre, il énumère les exigences que l’entreprise doit respecter. C’est un moyen de définir le plan. Le cahier des charges peut également être un instrument permettant de présenter au monde les objectifs de l’entreprise. En outre, les soumissionnaires qui cherchent à obtenir des marchés publics utilisent ce document pour présenter leurs plans.
Le processus de rédaction du cahier des charges d’un projet relève de la responsabilité de la personne qui est en charge des données et des informations nécessaires à la réalisation du projet. Le document contient tous les détails et les contraintes qui pourraient être rencontrés. Le rédacteur explique le scénario observé lors de projets similaires. De plus, il doit détailler les exigences et le budget. Chaque tâche confiée aux participants est également intégrée au cahier des charges.
Dans le monde réel, il existe deux types de spécifications. Le premier est le cahier des charges technique. Elles contiennent tous les besoins spécifiques de l’entreprise. Il s’agit généralement de questions liées au domaine industriel, économique ou environnemental. D’autre part, les spécifications fonctionnelles fournissent les exigences plus générales.
La présentation du projet
Elle permet au soumissionnaire de comprendre l’étendue du projet. La phase de présentation consiste à fournir des détails concernant l’entreprise soumissionnaire. Elle recueille des informations sur le projet dans son ensemble. Le préambule présente l’identité du responsable et le rôle qu’il joue. Il expose les différents domaines d’intervention, la mission du propriétaire de l’entreprise et ses produits, ainsi que ses collaborateurs.
La conception du plan contient tous les éléments nécessaires à la réalisation du projet. Une analyse du marché est effectuée avant la présentation afin de créer un plan adéquat. En outre, les exigences proposées sont réalisables d’un point de vue financier et technique. Cela signifie qu’à l’avenir, les soumissionnaires devraient être en mesure de démontrer les ressources requises. En outre, la clarté des informations est essentielle pour éviter toute possibilité de mauvaise interprétation. Les exigences sont décrites dans le cahier des charges de manière cohérente. De plus, les rédacteurs ne peuvent ignorer certains éléments en cas de refonte pour un nouveau projet.
Contextualisation, définition du besoin et des résultats attendus
Afin de s’assurer de la bonne contextualisation du projet, il est essentiel de mettre d’abord en évidence les différentes motivations de chaque intervenant. De plus, la contextualisation est cruciale pour cadrer le projet. Les questions relatives aux exigences de l’entreprise sont abordées dans cette section. En outre, elle expose les raisons pour lesquelles les managers devraient créer un plan.
La contextualisation aide tous les participants à comprendre la signification et les enjeux de l’entreprise. Le cahier des charges décrit les exigences et les besoins qui doivent être satisfaits. Il énumère également les services qui seront fournis au cours du projet. Ils sont expliqués de manière organisée et précise.
Les objectifs peuvent varier d’un projet à l’autre. Par exemple, il peut s’agir d’accroître l’utilisation d’Internet ou de fournir la dernière version d’un programme. De plus, les objectifs du programme peuvent être définis dans le cahier des charges. En fait, le rédacteur doit tenir compte des résultats attendus de la procédure. Cela permet au projet d’avancer en temps voulu.
Les dirigeants doivent faire les bons choix en fonction des objectifs. Par conséquent, l’objectif doit être clair et précis. Aucune interprétation ambiguë n’est permise dans la rédaction du cahier des charges du projet.
Déterminer les cibles et les contraintes
La question de savoir à qui s’adresse le produit est cruciale. À partir de là, l’équipe de développement peut choisir l’outil approprié à présenter au client. Par exemple, si vous développez un site web, il est important de déterminer quel type de présentation attirera le plus l’attention des utilisateurs. La conception et toutes les fonctionnalités dépendent de la préférence des utilisateurs. Une fois que vous avez établi les objectifs, vous pouvez concevoir un produit entièrement personnalisé et une approche personnalisée.
Le temps ainsi que les contraintes esthétiques et techniques sont répertoriés dans le cahier des charges. Ces éléments peuvent différer d’une entreprise à l’autre, d’un projet à l’autre et d’un domaine de travail à l’autre. En outre, la structure interne détermine les restrictions. Par exemple, une agence web nécessite un hébergement fiable.
Le temps nécessaire à la réalisation du projet est stipulé dans les spécifications. Il est essentiel de savoir à l’avance combien de temps une équipe devra consacrer à la tâche. Pendant cette période, les responsables doivent confier à chaque membre de l’équipe un poste en rapport avec son domaine d’expertise. Cela fait partie du processus de planification du projet.
Calculer le budget
Le calcul des coûts est un élément essentiel. Parfois, les auteurs du cahier des charges ne sont pas en mesure de déterminer le prix exact des produits à annoncer. L’évaluation peut être présentée comme une estimation.
Au départ, une estimation des coûts est créée par les responsables du projet. Il s’agit d’identifier les coûts directs et indirects inclus dans le calendrier. Les coûts directs sont les salaires de chaque travailleur sur le chantier. En outre, la rémunération de la main-d’œuvre extérieure et les prix d’achat sont également inclus dans cette rubrique. Les coûts indirects sont les coûts de location et autres services associés à l’administration du projet.
Un projet réalisable et mesurable dépend d’une source de financement fiable. En fait, les différents types de revenus sont énumérés dans le cahier des charges. Un budget pro forma permet de rassurer les investisseurs et de les inciter à s’engager dans le projet.
Les avantages
Le cahier des charges est utilisé au niveau de l’entreprise mais aussi à l’extérieur. Au sein de l’entreprise, le document sert à la fois d’outil d’organisation et d’outil de planification des projets. La déclaration simple et claire du document permet de bien comprendre l’objectif à atteindre. La rédaction du cahier des charges d’un projet apporte une certaine assurance. En effet, le plan est construit sur un texte clair. Cela signifie que les concepts présentés sont précis et non simplement approximatifs.
En outre, le cahier des charges détaillé du projet décrit les tâches qui incombent à chaque entreprise. Il décrit également les spécifications de chaque méthode de production. Le cahier des charges est conçu pour documenter l’ensemble des réflexions de tous les collaborateurs. Ce document décrit le comportement et les attentes de toutes les personnes impliquées dans le développement des projets. En fait, le texte n’est rédigé avec aucune ambiguïté.
En externe, le cahier des charges permet de comprendre la philosophie de l’entreprise. Cela permet de mieux comprendre les objectifs de l’entreprise vis-à-vis des tiers. Les employés et les clients sont en mesure de s’adapter rapidement aux nouvelles stratégies. En outre, ce document peut être utilisé comme un outil fondamental pour créer un accord de partenariat ou de sous-traitance. Il expose les valeurs de l’entreprise.