Il est courant que les projets soient achevés dans les délais et apportent les avantages décrits dans l’analyse de rentabilité. Cela est particulièrement important lorsque le projet est essentiel à la réussite globale de l’entreprise ; c’est pourquoi il est crucial de procéder à un examen du projet.
Quelle est la raison de procéder à un examen du projet ?
En général, une demande de révision du projet est généralement motivée par :
- Le projet est en danger et l’organisation a besoin d’une évaluation objective.
- L’entreprise est préoccupée par le fait que les informations fournies ne reflètent pas fidèlement l’état actuel du projet.
- Le statut du projet et de son sponsor ne sont pas correctement rapportés selon la branche.
- Les sponsors et l’équipe du projet veulent pouvoir procéder à une évaluation objective pour s’assurer qu’ils n’ont manqué aucun aspect.
Si vous y pensez de la manière dont vous le faites, c’est logique. Si vous travaillez sur un projet crucial pour votre organisation, il est impératif de prendre les mesures appropriées pour garantir l’achèvement du projet. Par conséquent, faire appel à un tiers possédant l’expertise et l’impartialité requises est une excellente méthode pour repérer et corriger rapidement tout problème réel ou potentiel.
Le recours à une tierce partie peut s’avérer coûteux et ne constitue pas forcément la meilleure option pour de nombreux projets. Il n’y a aucune raison de croire qu’un PMO disposant d’un personnel compétent ayant une expérience avérée en matière de livraison ne pourrait pas effectuer les revues pour la direction générale ou la direction si l’entreprise en a une.
Les examens par des pairs, c’est-à-dire des gestionnaires de projet ou de programme compétents et fiables qui travaillent sur différents projets, peuvent être organisés par le BGP.
Étapes de l’examen d’un projet
Les étapes que vous devez inclure dans le processus de révision sont les suivantes. Rappelez-vous que l’objectif est de créer un schéma qui peut être adapté à n’importe quelle situation.
1. Portée/objectif de l’examen du projet
Assurez-vous que la portée et les objectifs de l’étude sont clairement définis. La direction générale ou le commanditaire est généralement la principale source d’information. Cela peut donner un aperçu des raisons qui ont conduit à la demande d’examen.
Il est crucial d’établir et de convenir du délai prévu pour l’examen des résultats, ainsi que de la méthode pour obtenir les résultats.
2. Préparation
La préparation, comme pour tout le reste, est cruciale pour que la révision soit aussi efficace que possible. C’est le cas pour les éléments suivants
- La longueur, la portée et la structure des résultats doivent être documentées et vérifiées.
- La lecture des documents du projet, y compris le plan d’affaires ainsi que les rapports d’avancement, les dossiers du comité de pilotage, etc.
- Choisir et accepter d’être interviewé par les parties prenantes
- Organiser des entretiens
- Formulez une hypothèse initiale sur un problème
- Posez des questions d’entretien pour tester l’hypothèse.
3. Interviewer le commanditaire
Le sponsor du projet est la personne à interviewer. L’entretien doit permettre d’expliquer les problèmes, la motivation du projet, la raison pour laquelle le projet est crucial et bien plus encore.
L’hypothèse sera testée pour voir si la personne qui parraine le projet est d’accord avec l’hypothèse. Si le temps est compté et que l’examen doit être achevé dans un bref délai, la phase d’examen est essentielle. Elle permettra de s’assurer que l’examen se concentre sur les domaines qui doivent être abordés. Toutefois, veillez à ce que l’examen (et toute réunion ultérieure) soit mené avec un esprit ouvert, car l’organisateur peut avoir manqué certaines questions ou être partial.
4. Entretien avec le chef de projet
Il s’agit très probablement de la réunion prévue suivante. Il permettra de passer en revue et d’analyser les préoccupations et de déterminer si elles (et l’hypothèse) sont vraies. Il n’est pas rare que les chefs de projet soient sur la défensive. Par conséquent, vous devrez rester calme et persévérant, ainsi que poser des questions de manière non menaçante.
Les préoccupations pour lesquelles les réponses du gestionnaire de projet contredisent celles du commanditaire ou du commanditaire de la documentation doivent être documentées en détail afin qu’elles puissent être examinées avec d’autres parties prenantes ou membres de l’équipe du projet.
5. Entretiens avec les parties prenantes
La séance prévue doit être terminée aussi rapidement que possible, et toute information recueillie lors des réunions précédentes doit être évaluée. Cela peut conduire à des investigations supplémentaires, vous obligeant à vous occuper à nouveau de certains des participants.
Veillez à vous en tenir aux mêmes questions pour chaque réunion. Tenez un registre de vos séances et, si nécessaire, remettez les notes de votre réunion à la personne avec laquelle vous avez eu un entretien.
Cela permet d’éliminer tout doute avant de prendre une décision finale. Cela signifie également que les décisions peuvent être rattachées à des données réelles.
6. Analysez
Une fois les vérifications croisées et les entretiens terminés, les données doivent être examinées et comparées aux hypothèses et préoccupations initiales. Cela permet de documenter les résultats initiaux.
7. Proposer une conclusion
Il est important de revoir le rapport écrit avec le commanditaire du projet et, si nécessaire, avec le responsable du projet. Cela permettra aux étudiants de comprendre les conclusions et leurs explications.
Il est alors possible d’affiner le document final afin de transmettre le message le plus susceptible d’inciter à l’action. Cela permet également de répondre à d’éventuelles questions.
Les conclusions peuvent ne pas être acceptées par votre chef de projet ou le commanditaire. Si vous modifiez les résultats parce que vous êtes sous pression, cela n’aidera pas le projet à aborder les problèmes éventuels, et si le projet échoue, cela donnera une mauvaise image de l’examen puisque les problèmes n’ont pas été identifiés.
8. Mettre l’examen final à la disposition du public
L’examen doit être conclu par un rapport comprenant un résumé qui souligne les principaux objectifs et la portée de l’examen et identifie les questions les plus risquées.
Conseils : Bien qu’il soit crucial de valider les éléments qui présentent un risque élevé, créez un plan d’action pour les résultats afin que l’examen soit efficace.
Il s’agit d’une excellente initiative qui sera accueillie favorablement par le commanditaire et la haute direction, puisque les problèmes seront résolus rapidement. Il s’agit d’une stratégie efficace que les consultants utilisent pour obtenir davantage de contrats.
En conclusion, l’examen des initiatives clés est crucial car il permet d’exposer les éléments à haut risque avant qu’ils n’aient le temps de minimiser leur impact.
Le PMO (s’il est suffisamment équipé) ou d’autres gestionnaires de projet de l’organisation sont bien placés pour offrir ce service, réduisant ainsi les coûts d’embauche de consultants externes.
Il s’agit d’un service précieux qui, s’il est bien fait, sera bien accueilli par la direction.