Kick-off meeting : comment faire ?

Vous assisterez à un certain nombre de réunions avec les parties prenantes tout au long de la durée du projet. La majorité de ces réunions seront composées de votre groupe et de vous-même, qui discuterez de l’avancement du projet ainsi que des défis et des plans. D’autres réunions incluent la direction ainsi que le client.

Ces réunions sont cruciales mais l’événement de lancement est unique.

Quel est l’intérêt de la réunion de lancement ?

Le lancement d’un projet est la première réunion qui a lieu entre les participants au projet.

Les parties prenantes de haut niveau, comme le responsable du projet, le chef de projet sponsor, ainsi que certains membres de l’équipe, peuvent prendre part à cette réunion. Dans l’équipe de projet, le chef de projet et les membres de l’équipe sont également impliqués. La réunion permet au chef de projet de fixer les objectifs communs et de parvenir à un accord.

Une réunion de lancement est un moyen efficace d’inciter les membres de l’équipe à atteindre les objectifs du projet.

Avantages d’une réunion de lancement

Voici quelques avantages d’une réunion de lancement :

  • Elle permet aux membres de l’équipe de se rencontrer.
  • C’est une démonstration de l’autorité du chef de projet et de ses capacités de leadership.
  • Les membres de l’équipe sont en mesure de comprendre les objectifs du projet.
  • Il aide les personnes impliquées dans le projet à comprendre les jalons ainsi que les risques, les hypothèses et les limites.
  • Il aide le chef de projet à obtenir le soutien des parties prenantes.
  • Elle permet de clarifier la confusion des invités. Elle permet de s’assurer que toutes les parties sont sur la même longueur d’onde.

Quand la réunion de lancement est-elle prévue ?

La réunion de démarrage des projets à petite échelle a lieu juste après la phase d’initiation et chaque membre de l’équipe y participe. C’est la première fois que de nombreux membres de l’équipe rencontrent les autres membres de l’équipe, ce qui est l’occasion pour eux de faire connaissance.

Une seule réunion de lancement devrait être prévue pour les petits projets.

Lorsque le processus de planification est terminé et que l’exécution doit commencer pour les projets plus importants, vous organiserez une réunion de lancement. Une réunion de lancement peut être programmée au début de chaque phase d’un projet en plusieurs phases.

Quel est l’objectif de la réunion de lancement de la gestion de projet ?

Puisqu’une équipe de projet est composée de personnes nouvelles et de membres, une séance de familiarisation est essentielle. Cette séance permet aux membres de l’équipe de faire connaissance et d’instaurer la confiance et le partage des connaissances.

Au cours de cette réunion, vous pourrez notamment discuter des objectifs de votre projet, y compris les hypothèses, les résultats attendus, les limites, les problèmes et les processus prévus, l’environnement de travail et les responsabilités de chaque partie prenante.

Le caractère du projet peut être défini par une excellente réunion de lancement. Celle-ci permet de s’assurer que tous les participants au projet sont sur la même longueur d’onde et qu’ils comprennent clairement les objectifs du projet. Elle les aide à trouver un consensus sur la façon dont ils peuvent travailler en équipe.

Une séance de lancement permet aux clients de rencontrer l’équipe du projet et de prendre conscience de la manière dont le projet va être mené.

Quelles sont les meilleures étapes à suivre pour réussir le lancement d’un projet ?

Les deux types de réunions de lancement peuvent être programmés pour les grands projets.

Les réunions de lancement internes sont organisées entre la direction et les membres de l’équipe pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde concernant le projet.

Elles aident les membres de l’équipe à se préparer aux réunions avec les clients et à éviter les questions importunes. Ils renforcent la confiance des membres de l’équipe.

Vous dirigerez la session de lancement avec le client après une réunion de lancement interne. C’est l’occasion pour vous d’apprendre à connaître les besoins de votre client, de résoudre toute confusion et de clarifier le processus d’exécution.

Suivez les étapes suivantes pour organiser une réunion de lancement efficace :

Planifiez vos actions

Vous devez sélectionner les sujets à aborder au cours de la réunion.

Elle commencera par une introduction. Ensuite, vous passerez en revue les objectifs, les étapes, les hypothèses et les limites du projet. Cette étape sera suivie d’une discussion ouverte.

Pour rendre votre argument plus clair, utilisez des présentations.

L’ordre du jour doit être distribué avant la réunion afin que tous les participants puissent se préparer et participer pleinement.

Organiser la réunion

Présentez-vous à vos collègues et demandez leur aide. Ensuite, vous présentez l’ordre du jour et expliquez les questions qui seront abordées au cours de la réunion.

Ensuite, passez en revue les objectifs et les buts du projet. Donnez un aperçu de la portée du projet, ainsi que des rôles et des tâches des membres de l’équipe.

Discutez du système de rapport et de communication, y compris la façon de distribuer l’information aux parties prenantes. Vous déciderez de l’ordre du jour de la réunion et en discuterez avec le client. Ensuite, il y aura une séance de questions et réponses ouvertes.

Définissez la portée du projet et expliquez ce qu’il implique. Informez l’équipe que ce n’est qu’un début. Dites-leur que vous aurez besoin de leur aide pour élaborer une stratégie globale de gestion du projet.

Créez une atmosphère propice à la conversation. Expliquez par exemple la rotation des tâches, les congés et les affectations de poste.

Discutez des principales parties prenantes, de leurs besoins et des responsabilités qui leur incombent. Discutez de la méthode de reporting et de communication. Fournissez les formats de rapport et la fréquence des rapports, par exemple.

Dans la dernière partie, expliquez les spécifications du projet pour l’entreprise et les raisons pour lesquelles l’entreprise et le client en ont besoin. Cette partie doit être supervisée par le client. Il est important d’informer le client à l’avance afin qu’il puisse se préparer à la réunion.

Il est possible de discuter des risques ou des limites les plus importants auxquels votre projet peut être confronté, ainsi que des meilleures façons de planifier pour y faire face.

La séance de lancement est maintenant terminée.

Vous pouvez alors organiser une séance de réponses et de questions pour que les participants répondent à toutes les questions qui subsistent.

Remerciez-les de leur participation et invitez-les à se mettre en contact avec vous s’ils ont des questions.

Après la réunion, rédigez le procès-verbal de la réunion. Distribuez-le à tous les participants et à ceux qui n’ont pas pu y assister.

Lors de la clôture

L’événement de lancement est un élément essentiel de la réussite d’un projet. Il contribue à l’achèvement et à l’exécution du projet avec le moins d’obstacles possible. C’est l’occasion de montrer votre expertise et de gagner la confiance de tous les acteurs impliqués dans votre projet. C’est le moment où vous définissez les exigences de votre projet pour les personnes concernées.